5 conseils pour entrepreneur.e pour ne jamais être à court de trésorerie

La trésorerie est le poumon d'une entreprise, c'est elle qui lui permet de fonctionner au quotidien mais surtout d'évoluer dans le temps et de mener à bien sa croissance.


Ecosytème startup
Publié le 08/03/2023

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Irma est une solution logicielle de prévision de trésorerie intelligente et automatique pour TPE/PME et indépendants. L’outil permet d’anticiper de façon précise et fiable votre trésorerie grâce à la synchronisation des banques et de vos outils de facturation. L’analyse des données se fait ainsi en temps réel. La solution de gestion et de prévision de trésorerie irma vous permet d’aller plus loin qu’un suivi de graphique : l’outil vous propose des actions personnalisées selon le contexte pour optimiser votre BFR. L'interface est tout particulièrement intuitive et agréable et le fait que les données se mettent à jour automatiquement (opportunités, devis, factures, banque) permet un gain de temps non négligeable.
L'outil est disponible en essai gratuit pendant 15 jours, mais surtout une démo personnalisée ainsi qu'une formation à sa prise en main son proposés de façon gratuite.

Qu'on l'appelle tréso, cash ou encore disponibilités, une chose est sûre : lorsque le cash va, tout va. Et quand il vient à manquer arrive le stress, celui qui réveille les peurs les plus toxiques. Celles et ceux qui se sont déjà retrouvés dans des situations critiques le savent : c’est tout particulièrement désagréable. Une bonne gestion de trésorerie permet d’éviter la plupart de ces situations de tension, à condition d’être prudent et de se baser sur des certitudes.

Voici donc les 5 conseils d'Irma pour ne jamais être à court de trésorerie ! 

1. Maîtriser ses délais de paiement

Les délais de paiement sont théoriques et varient pour chaque client. Pour bien anticiper votre trésorerie il faut être réaliste sur vos dates d’encaissement : assez souvent les factures sont gérées en fin de mois.
Et toutes les opérations liées à la gestion des factures prennent du temps : émission, envoi, réception par le client, comptabilisation, mise en paiement… le processus peut parfois prendre plusieurs semaine.
Les délais de paiement sont souvent définis en fonction de politique d’entreprise, et les clients optimisent en général les délais de mise en règlement pour optimiser leur trésorerie, au détriment de la votre.
Même si c’es difficile de réduire ces délais, des petits actions sont possible (ou tout du moins éviter qu’ils ne s’allongent). Il faut pour cela communiquer avec vos clients sur les factures en attente, relancer lorsqu’elles arrivent à échéance, voir lorsqu’elle sont en retard. Ces relances peuvent être faites par un collaborateur sensibilisé à la relation au client, ou par un outil intelligent et automatique.

2. Optimiser ses dépenses récurrentes

De nombreuses entreprises ont contracté des prêts ou des dépenses récurrentes (SaaS, abonnements, leasing, prestations). Il est important d’identifier toutes vos dépenses récurrentes, avec le cas échéant les dates d’échéances et les éventuels taux d’intérêts.
De même il arrive que vous ayez souscrit à un abonnement à venir, auquel cas il est très important de l’inclure dans votre budget afin de l’anticiper dans votre plan financier. Dans le cas d’un remboursement d’emprunt, le principe est le même puisque cela aura un fort impact (positif) sur votre trésorerie.
Pour les abonnements, posez-vous une seule question : en ai-je vraiment besoin ? Si la réponse est non, la suite à donner est plutôt évidente. Si la réponse est oui, dans ce cas envisagez une souscription annuelle, la plupart des éditeurs offrent aujourd’hui des remises significatives.
Enfin, en cas de difficulté, n’oubliez pas de relire vos contrats : il est possible qu’en cas de crise ponctuelle vous puissiez surprendre les mensualités sans conséquence sur le service ou son coût. En général, les défaillances de paiement sont plutôt bien acceptées lorsqu’elles sont anticipées, et à l’inverse de nature à inquiéter lorsqu’elles sont subies.

3. Vérifier ses modalités de financement

Pour chacune de vos factures anticipez un calendrier de facturation et vérifiez les modalités de paiement lorsqu’une facture est émise. Par exemple, si vous faites un investissement annuel assurez vous que les modalités de paiement soient bien étalées sur 12 mois ou payables en plusieurs fois.
Vous avez l’idée : évitez les décaissement d’un seul coup pour préserver votre BFR. Là encore, la diplomatie et la négociation sont vos meilleurs atouts pour négocier des conditions de règlement avantageuse. La demande est toujours plus simple lorsqu’elle est anticipée et cela permettra même de renforcer la confiance de votre fournisseur. À l’inverse, une demande tardive (pire, suite à une relance) mettra le doute sur votre capacité à faire face à vos échéances.

4. Déclarez votre TVA

Selon la structure de votre entreprise et le régime de TVA pour laquelle vous avez opté, la déclaration de TVA peut avoir un impact significatif sur vos prévisions de trésorerie. Si vous êtes dans une phase de recherche de rentabilité ou d’investissement, vous pouvez bénéficier de crédits de TVA.
Malheureusement, le remboursement peut prendre du temps : il faut compter en moyenne 2 à 3 mois. À l’inverse, si vos encaissement de TVA sont significatifs, le mois suivant (ou le trimestre suivant selon votre périodicité de déclaration) la TVA va devoir être reversée.
Il est important de savoir que l’administration fiscale est très peu souple, et accepte beaucoup plus difficilement des retards de règlements qu’un fournisseur. De plus, il est probable que vous deviez payer des pénalités de retard.
Ainsi, effectuez toujours vos déclarations dans les temps est idéalement avant la date limite. N’excluez pas certaines recettes pour tenter une “optimisation” : il est plus avantageux de négocier un décalage de paiement que de faire face aux conséquences d’un retard ou d’un “oubli” de déclaration.

5. Faîtes des prévisions de trésorerie !

Pour vous projeter dans l’avenir avec confiance, il est nécessaire d’anticiper différents scenarii en réfléchissants aux possibilités et aux certitudes. C’est là tout l’art de la prévision de trésorerie : prendre les bonnes décisions pour l’avenir.
La première étape consiste à lister toutes les entrées certaines, puis vous pourrez commencer à projeter vos prévisions.
Voici quelques conseils pour de bonnes prévisions de trésorerie:

Basez vous sur votre historique et votre connaissance de votre entreprise :
Pour prévoir vos recettes et vos dépenses de façon précise et proche de la réalité, la meilleure solution est de baser ses chiffres sur les exercices précédents. Dans le cas où vous lancez votre activité et vous ne disposez pas encore d’historique, essayez de baser vos projections sur votre business plan, ou à défaut sur des intuitions.

Relancez vos clients :
On ne le dira jamais : un plan de trésorerie est soumis à des variations significatives qui dépendent de vos entrées et sorties, ou plutôt de l’adéquation entre le plan et la réalité. Relancer vos clients en amont et en aval des échéances — que ce soit par téléphone ou email — mettra toutes les chances de votre côté de tenir vos hypothèses.

Tenez compte de vos dépenses réels :
Lorsque l’on parle de prévision de charges, la prudence est de mise. On peut être tenté de sous-estimer les dépenses à venir, cela peut avoir un effet rassurant à court terme, mais il vaut mieux partir sur une hypothèse pessimiste. Cela permettra éventuellement de couvrir des dépenses non anticipées, et dans tous les cas ce sera une bonne surprise !

Restez prudent :
Comme nous l’avons évoqué, il vaut mieux rester prudent dans les estimations pour l’encaissement de vos factures clients, tout en partant du principe que vous serez quant à vous en règle dans le paiement de vos fournisseurs. Pour pouvoir affiner ces prévisions, des outils de gestion et de pilotage de la trésorerie permettent d’automatiser les prévisions notamment en se basant sur des algorithmes.

Jouez avec les scenarii :
Intégrez dans vos prévisions de trésorerie tous les cas de figure possibles et imaginables. Que se passe-t-il si le plan se déroule comme prévu ? Que se passe-t-il si à l’inverse c’est le scenario catastrophe qui l’emporte ? Dans l’entre deux, jouez avec les “stress cases” pour déterminer vos points haut et bas, et mesurer à combien de temps votre trésorerie actuelle vous permet de vous projeter.

Confrontez vos prévisions :
Pour aller plus loin, vous pouvez également confronter vos prévisions entres elles. Ainsi si vous avez dans l’idée de démangez dans de nouveaux locaux ou de lancer le recrutement de nouveaux collaborateurs, essayez de mesurer les coûts indirects et posez vous toujours la même question : quelle conséquence aura cette action sur votre trésorerie, dans le meilleur des cas, et dans le pire des cas ?

 

Vous souhaitez gagner du temps et de la fiabilité ?

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